La sicurezza dei dati ha la massima priorità
Blum&Grob è uno studio legale svizzero specializzato in diritto commerciale con sede a Zurigo. Il team è composto da circa 50 collaboratori e specialisti in diversi settori del diritto commerciale.
Da marzo 2023 Blum & Grob utilizza peoplefone per le proprie comunicazioni telefoniche. Perché avete cercato una nuova soluzione telefonica?
In precedenza disponevamo di un impianto telefonico on-premise che aveva raggiunto la fine del suo ciclo di vita. Un suo ulteriore sviluppo non avrebbe avuto senso e sarebbe risultato troppo costoso. Nella ricerca di una nuova soluzione, ci siamo rapidamente orientati verso 3CX o MS Teams.
Perché avete scelto la soluzione «peoplefone 3CX HOSTED»?
Da noi tutte le applicazioni sono già nel cloud, cosa che per uno studio legale non è affatto scontata. Per questo è stato un passo logico puntare su una soluzione basata sul cloud anche per la telefonia. Nell’ambito della transizione, siamo inoltre passati ai numeri di telefono di peoplefone, in modo da avere tutto da un unico fornitore.
Quali sono stati i motivi principali che vi hanno spinto a passare a peoplefone e al partner di installazione Teleinformatik?
Il rispetto del segreto professionale e forense è assolutamente fondamentale per il nostro lavoro. Di conseguenza, cercavamo un partner in grado di garantire al 100% la sicurezza dei dati in Svizzera – proprio come peoplefone. Inoltre, abbiamo raccolto referenze su peoplefone nell’ambito della nostra rete di contatti. Anche il nostro fornitore di supporto IT, Exxo, collabora con successo da anni con peoplefone e Teleinformatik. Infine, anche i costi hanno avuto un ruolo importante.
Oltre alla sicurezza dei dati, c’erano altri requisiti specifici?
Alcuni dei nostri clienti utilizzano ancora il fax, pertanto per noi era importante l’integrazione di questa funzionalità. Inoltre, la telefonia è stata collegata al nostro sistema CRM per semplificare l’instradamento delle chiamate. In questo modo, i nostri collaboratori alla reception possono inoltrare le chiamate direttamente alla persona competente all’interno dello studio. Quando spesso arrivano più chiamate contemporaneamente, è fondamentale che l’inoltro funzioni in modo semplice ed efficiente.
Come avete vissuto voi e i vostri collaboratori questa transizione?
La transizione è avvenuta sostanzialmente senza intoppi. Nel nostro studio abbiamo una struttura di utenti molto eterogenea: da un lato ci sono i colleghi con una buona dimestichezza con l’informatica e, dall’altro, persone che necessitano di maggiore supporto in caso di tali cambiamenti. Alcuni, ad esempio, hanno avuto difficoltà nel passare dal telefono fisso con cornetta alla soluzione virtuale abbinata alle cuffie. Siamo grati di aver avuto al nostro fianco Steven Rey di Teleinformatik, un responsabile di progetto che ha accompagnato la transizione e la formazione con una pazienza angelica. (ride)
Quanto siete soddisfatti della nuova soluzione 3CX?
Nelle prime due o tre settimane abbiamo dovuto ricorrere all’assistenza alcune volte, soprattutto perché i processi non erano più familiari o perché ciò che era stato spiegato e mostrato veniva dimenticato. (ride) Il sistema in sé funziona in modo stabile e la qualità vocale è buona. Entrambi questi aspetti sono fondamentali per noi.
Quali sono, secondo lei, i vantaggi principali della soluzione?
Grazie all’app per cellulare, i nostri collaboratori possono ora effettuare chiamate tramite il numero aziendale indipendentemente da dove si trovino. A ciò si aggiunge l’implementazione del numero unico, che per noi è importante dal punto di vista dell’immagine esterna. L’implementazione nel cloud ci rende più indipendenti dalla sede sotto molti aspetti.
Una buona preparazione da parte dell’azienda installatrice è fondamentale in casi di transizione di questo tipo. Come ha vissuto la collaborazione con Teleinformatik?
Tutto si è svolto in modo efficiente, rapido e snello. Inoltre, Steven Rey ha lavorato con grande rapidità, ha sempre risposto prontamente alle nostre richieste e, come già detto, ha dimostrato la necessaria pazienza. Fortunatamente non abbiamo mai dovuto occuparci di una soluzione di backup per la gestione del progetto.
Cosa avreste voluto di più da peoplefone e Teleinformatik?
Innanzitutto vorrei sottolineare che hanno realizzato tutto esattamente come avevamo indicato. Forse avremmo voluto che i responsabili ci avessero segnalato in modo ancora più attivo le diverse possibilità, in linea con il principio «know your customer». Molto è stato reattivo, ma avevamo anche tempi molto stretti. Si tratta comunque di lamentele di lusso. (ride)
Consigliereste queste due aziende?
Sì, non c’è motivo per non farlo. La collaborazione con peoplefone è ottima e senza complicazioni, finora si sono dimostrati un partner affidabile per noi. Anche l’implementazione da parte di Teleinformatik è stata molto efficiente e adeguata in termini di impegno e prestazioni. E 3CX è un prodotto competitivo che gode di grande riconoscimento.
Intervista a Oliver Achermann, COO e responsabile dello sviluppo commerciale presso Blum & Grob Rechtsanwälte AG
13/06/2024, di Alexia Zufferey