Nous n’avons jamais été satisfaits de notre solution téléphonique. Nous avions certes installé trois téléphones de bureau, mais dès qu’un collaborateur était en ligne, il était impossible de recevoir ou de passer d’autres appels. Cela nous faisait souvent perdre beaucoup de temps. Il n’y avait aucune automatisation ni aucune fonctionnalité pratique. De plus, le télétravail ne pouvait pas être intégré au système téléphonique.
La solution proposée par Xinfra
La solution consistait ici à mettre en place un système téléphonique flexible, en l’occurrence Peoplefone Hosted. Un Yealink T48S a été installé à la réception. Grâce à son grand écran tactile, il est particulièrement facile et agréable à utiliser. Les trois Yealink T46S existants ont été conservés et intégrés au nouveau concept.
Planification – Collaboration – Optimisation – un projet qui en valait la peine
La planification de la transition a été réalisée en collaboration avec nous et, en peu de temps, tout s’est déroulé comme convenu. Le système fonctionne parfaitement depuis le début. Nous bénéficions désormais de plusieurs avantages, tels que :
- plusieurs messages préenregistrés,
- le service de permanence géré via le système téléphonique,
- la mise en relation interne est désormais très simple,
- les numéros des collaborateurs sont tous enregistrés de manière centralisée.
L'utilisation du système peut désormais s'effectuer sans problème depuis le télétravail, ce qui nous libère de toute contrainte géographique.
Désormais, nous pouvons régler automatiquement les horaires d'ouverture à l'aide d'une minuterie, et toutes les autres absences, vacances ou jours fériés peuvent être activés d'une simple pression sur un bouton. Le téléphone de permanence est pris en charge par le bureau pendant les heures d'ouverture, ce qui soulage les collaborateurs en déplacement pendant la journée. Ce changement s'est avéré très bénéfique et nous ne pouvons déjà plus imaginer notre quotidien sans ces services supplémentaires.
Extrait d’un entretien avec Mme Renate Trösch, membre de la direction de Trösch Hauswartungen GmbH